04 - PROPOSTA DE MANUAL DE PROCEDIMENTOS DE PAGAMENTO DOS AUXÍLIOS ESTUDANTIS NA UNIVERSIDADE FEDERAL DO ESPÍRITO SANTO

doi:10.47094/JONASC-TAEs.2026/RS/4

04 - PROPOSTA DE MANUAL DE PROCEDIMENTOS DE PAGAMENTO DOS AUXÍLIOS ESTUDANTIS NA UNIVERSIDADE FEDERAL DO ESPÍRITO SANTO

Introdução: A assistência estudantil constitui importante mecanismo de permanência de estudantes em situação de vulnerabilidade socioeconômica nas universidades públicas federais. Na Universidade Federal do Espírito Santo (UFES), o Programa de Assistência Estudantil (PROAES-UFES) apresentou crescimento significativo no número de estudantes atendidos, aumentando a demanda administrativa relacionada aos processos de pagamento dos auxílios estudantis. Objetivo: Realizar a modelagem do processo de pagamento dos auxílios estudantis do PROAES-UFES e propor um manual de procedimentos referente a esse processo. Metodologia: Trata-se de uma pesquisa aplicada, de abordagem qualitativa, desenvolvida no Departamento de Assistência Estudantil (DAE) da UFES. A metodologia empregada fundamentou-se na abordagem BPM (Business Process Modeling), utilizando a notação BPMN (Business Process Model and Notation) e o software Bizagi para a modelagem dos processos. A coleta de dados ocorreu por meio de entrevistas não estruturadas com gestores, servidores técnico-administrativos e terceirizados envolvidos na execução das atividades do setor de pagamento. Resultados: Foram identificados os processos, subprocessos e atividades operacionais que compõem o fluxo de pagamento dos auxílios estudantis, possibilitando a construção dos diagramas de processos e a elaboração de um manual de procedimentos. Como resultado, obteve-se a modelagem detalhada do processo de pagamento e a criação de um manual padronizado, validado pelos profissionais envolvidos e pelo gestor responsável pelo programa. O estudo evidenciou que a modelagem de processos contribui para maior organização, padronização e compreensão das atividades executadas, além de favorecer a capacitação de novos servidores e o aprimoramento da gestão administrativa. Considerações finais: Conclui-se que a adoção de práticas de modelagem de processos pode promover melhorias significativas na eficiência operacional da assistência estudantil da UFES, sendo recomendada a ampliação da modelagem para outros processos da Pró-Reitoria de Assuntos Estudantis e Cidadania.

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04 - PROPOSTA DE MANUAL DE PROCEDIMENTOS DE PAGAMENTO DOS AUXÍLIOS ESTUDANTIS NA UNIVERSIDADE FEDERAL DO ESPÍRITO SANTO

Doi: 10.47094/JONASC-TAEs.2026/RS/4

PALAVRAS CHAVE: Gestão pública. Assistência estudantil. Processos organizacionais.

KEYWORDS: Public management. Student support. Organizational processes.

ABSTRACT:
Introduction: Student assistance serves as a crucial mechanism for ensuring the retention of students facing socioeconomic vulnerability within federal public universities. At the Federal University of Espírito Santo (UFES), the Student Assistance Program (PROAES-UFES) has seen significant growth in the number of students served, thereby increasing the administrative workload associated with student aid payment processes. Objective: To model the PROAES-UFES student aid payment process and propose a procedural manual for this process. Methodology: This is an applied research study with a qualitative approach, conducted at the UFES Department of Student Assistance (DAE). The methodology was based on the Business Process Modeling (BPM) approach, utilizing Business Process Model and Notation (BPMN) and Bizagi software for process modeling. Data collection involved unstructured interviews with managers, technical-administrative staff, and outsourced personnel involved in the payment sector's operations. Results: The processes, sub-processes, and operational activities comprising the student aid payment workflow were identified, enabling the creation of process diagrams and a procedural manual. The study resulted in a detailed model of the payment process and a standardized manual, validated by the professionals involved and the program manager. The findings demonstrate that process modeling contributes to greater organization, standardization, and understanding of executed activities, while also facilitating staff training and improving administrative management. Final Considerations: It is concluded that adopting process modeling practices can significantly improve the operational efficiency of student assistance at UFES; extending this modeling to other processes within the Pro-Rectorate for Student Affairs and Citizenship is recommended.

Autores

Andressa Fernandes Palmeira

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