Introdução: A sistematização de dados constitui estratégia fundamental para a produção de diagnósticos institucionais consistentes e para a consolidação de políticas públicas orientadas por evidências. A organização criteriosa de informações permite transformar registros dispersos em conhecimento analítico capaz de subsidiar processos decisórios qualificados. Nessa perspectiva, este trabalho discute a importância da construção de instrumentos institucionais voltados à sistematização, análise e publicização das ações desenvolvidas pelos Núcleos de Estudos Afro-Brasileiros e Indígenas (NEABIs) do Instituto Federal do Maranhão (IFMA), compreendendo que dar visibilidade às práticas institucionais significa também reconhecer e fortalecer experiências historicamente invisibilizadas. Objetivo: Evidenciar como instrumentos padronizados de coleta e organização de dados podem contribuir para quantificar resultados, qualificar análises e ampliar a visibilidade institucional das ações de promoção da equidade racial. Metodologia: Foi elaborado e aplicado formulário institucional junto aos campi do IFMA, contemplando informações sobre funcionamento dos núcleos, ações pedagógicas, administrativas e político-institucionais, evidências documentais, desafios e proposições de aprimoramento. Resultados: A sistematização permitiu consolidar informações de 25 campi, revelando a capilaridade das ações desenvolvidas, identificar recorrências temáticas, mapear demandas estruturais e subsidiar resposta institucional a pedido formal de acesso à informação; o processo também favoreceu maior articulação entre o NEABI Central e as coordenações locais, além de conferir inteligibilidade administrativa às práticas desenvolvidas. Considerações finais: Instrumentos de sistematização não apenas organizam dados, mas constituem dispositivos político-institucionais de reconhecimento, memória e fortalecimento das políticas de equidade racial; a experiência evidencia que sistematizar, quantificar e publicizar informações representa condição estratégica para consolidar institucionalmente práticas antirracistas e orientar processos contínuos de planejamento e avaliação.